Es passiert mitunter schneller, als Ihnen lieb ist: Sie vergessen, eine Rechnung pünktlich zu begleichen, und schon fallen Mahngebühren an. Dies ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch den Geldbeutel belasten, besonders wenn das erste Schreiben ignoriert wird und sich Mahngebühren auf Mahngebühren häufen. Tatsächlich jedoch sind diese nicht immer gerechtfertigt und es bietet sich an, genau zu prüfen, ob Sie wirklich zur Zahlung verpflichtet werden können.
Der vorliegende Ratgeber befasst sich mit häufig gestellten Fragen zum Thema: Wann dürfen Mahngebühren erhoben werden? Wie ist die gesetzliche Grundlage? Wie hoch dürfen Mahngebühren sein? Und muss man Mahngebühren tatsächlich zahlen?
Mahngebühren kurz zusammengefasst
Der Gläubiger darf erst Mahngebühren erheben, wenn der Schuldner in Verzug gerät.
Der Schuldner gerät normalerweise mit Erhalt der ersten Mahnung in Verzug oder wenn er das Zahlungsziel bzw. -termin versäumt. In diesem Fall bedarf es keiner Mahnung bzw. Zahlungserinnerung.
Nein, die erste Mahnung ist kostenfrei, weil sie den Schuldner ja erst in Verzug setzt.
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Gebühren im Mahnbescheid
Tätigen Sie Ihre Einkäufe online oder über den Versandhandel oder nehmen Sie die Dienste eines Handwerkers in Anspruch, müssen Sie die Rechnung üblicherweise nicht sofort bezahlen. Die Fälligkeit kann dann z. B. mittels Vertrag vereinbart werden. Erst wenn Sie die darin festgesetzte Frist ohne Zahlung verstreichen lassen, kann Ihr Gläubiger Sie mahnen. Dabei reicht es aus, wenn er Sie deutlich zur Begleichung Ihrer Schulden auffordert; das Wort „Mahnung“ muss an keiner Stelle explizit auftauchen.
Haben Sie die Mahnung erhalten, geraten Sie in Verzug. Dies ist deshalb entscheidend, weil erst ab diesem Moment Verzugskosten für Sie entstehen: die Mahngebühren, auch bekannt als Mahnkosten oder Mahnungsgebühren. So legt es das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) in § 286 fest. Der Gläubiger darf demnach noch keine Mahngebühren für die erste Mahnung erheben, sondern erst mit der zweiten.
Sie können auch ohne vorherige Mahnung in Verzug geraten. Dies ist der Fall, wenn Sie auch 30 Tage nach der Fälligkeit Ihre Schulden noch nicht bezahlt haben. Allerdings muss Ihr Gläubiger Sie in der Rechnung darauf hinweisen. Fehlt diese Belehrung, tritt kein automatischer Verzug nach 30 Tagen ein und es dürfen ohne vorherige Mahnung keine Gebühren erhoben werden.
Wann muss man Mahngebühren nicht bezahlen?
Demnach müssen Sie Mahngebühren nicht zahlen, wenn diese bereits mit der ersten Zahlungserinnerung erhoben werden. Überweisen Sie in diesem Fall am besten nur den Betrag, den Sie dem Gläubiger schulden, und widersprechen Sie gleichzeitig mit einem Schreiben den erhobenen Mahngebühren.
Handelt es sich allerdings bereits um die zweite oder gar die dritte Zahlungserinnerung, sind die Mahngebühren gemäß BGB zulässig und müssen gezahlt werden, vorausgesetzt sie bewegen sich auf einer vertretbaren Höhe.
Zulässige Höhe von Mahngebühren
Es gibt demnach eine gewisse Grenze für Mahngebühren. Wie hoch also dürfen diese ausfallen? Es gibt Unternehmen, die ihren Kunden zwei- oder gar dreistellige Beträge in Rechnung stellen, wenn diese die fristgerechte Zahlung verpassen. Doch laut geltender Rechtsprechung ist das zu hoch.
Denn die Gläubiger dürfen zunächst nur jene Kosten als Mahngebühren berechnen, die ihnen durch das Erstellen und Versenden der Zahlungserinnerung entstanden sind. Die Mahngebühren stellen also einen Schadenersatz dar. In der Regel kommen hier nur die Kosten für das Papier, den Druck und den Versand zusammen. Personal- und Verwaltungsaufwand können jedoch nicht in Rechnung gestellt werden. Wird die Zahlungserinnerung per E-Mail verschickt, darf der Rechnungssteller überhaupt keine Mahnkosten gemäß BGB berechnen.
Es können allerdings Verzugszinsen, manchmal auch „Mahnzinsen“ genannt, hinzukommen. Damit wird der Gläubiger dafür entschädigt, dass er aufgrund der Zahlungsversäumnis des Schuldners nicht über den ihm zustehenden Betrag verfügen konnte. Wie viel Verzugszinsen auf die Mahngebühren draufgeschlagen werden dürfen, ist gesetzlich festgelegt:
- bei Verbrauchergeschäften: 5 % über dem aktuellen Basiszins
- bei Handelsgeschäften: 9 % über dem aktuellen Basiszins
Die Mahngebühren bei einer Zahlungserinnerung müssen demnach stets individuell festgelegt werden: nach den entstandenen Material- und Versandkosten und dem entsprechenden Verzugszins, welcher taggenau berechnet wird. Pauschalsummen, wie sie in manchen Verträgen vereinbart wurden, sind nach geltender Rechtsprechung nicht erlaubt.
Aber was, wenn der Gläubiger dennoch einen überhöhten Betrag fordert? Müssen diese Mahngebühren dann bezahlt werden? In der Regel nicht, auch hier genügt es, den ausstehenden Betrag zu überweisen sowie eine Mahngebühr in angemessener Höhe. Setzen Sie zudem ein Schreiben auf, in dem Sie der vom Rechnungssteller festgesetzten Gebühr widersprechen.
Sollten Sie sich unsicher sein, ob die bei der Zahlungserinnerung angesetzte Mahngebühr rechtens ist, können Sie sich von einem Anwalt für Finanzrecht beraten lassen.
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