Warum einfach, wenn es auch kompliziert geht? Im deutschen Rechnungs- und Geschäftswesen wimmelt es von Fachbegriffen. Zwei davon lauten Debitoren und Kreditoren. Diese Begriffe sind in der Buchführung sehr gebräuchlich. Sie bezeichnen im Prinzip niemand anderes als die beiden Parteien eines Schuldverhältnisses bzw. Vertrags – Schuldner und Gläubiger.
Im folgenden Ratgeber schauen wir uns den Unterschied zwischen Kreditor und Debitor genauer an und beantworten unter anderem die folgenden Fragen: Wer ist Debitor? Was ist ein Debitorenkonto?
Debitor kurz zusammengefasst
Im deutschen Rechnungswesen ist dies der Schuldner, insbesondere der Kunde eines Unternehmens, der Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung erhalten hat.
Vor allem in der Buchhaltung spielt der Debitor eine besondere Bedeutung. Mithilfe der Debitorenbuchführung werden sämtliche Rechnungen und Zahlungseingänge zu jedem einzelnen Schuldner dokumentiert. Näheres zum Debitoren in der Buchhaltung lesen Sie hier.
Der Gegenbegriff zum Dobitor ist der Kreditor, sprich der Gläubiger bzw. Anspruchsinhaber, der eine bestimmte Leistung verlangen kann.
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Was sind Kreditoren und Debitoren? Eine einfache Erklärung
Der Debitor ist laut Definition der Schuldner einer Leistung. Der Begriff ist dem Lateinischen entlehnt (debere = schulden). Die geschuldete Leistung besteht z. B. aus einer Zahlung für gelieferte Ware oder eine im Vorhinein erbrachte Dienstleistung. Dabei kann der Schuldner sowohl eine natürliche Person (Verbraucher bzw. Privatperson) sein als auch ein Unternehmen oder auch eine Institution des öffentlichen Rechts.
Auf der andere Seite des Schuldverhältnisses steht der Gläubiger, also derjenige, der eine Leistung erbracht hat und hierfür eine entsprechende Vergütung bzw. Bezahlung verlangen kann. Der Gläubiger wird auch als Kreditor bezeichnet.
Das Ganze funktioniert jedoch auch umgekehrt: Ein Lieferant, der bestellte Ware erst noch liefern muss, kann ebenfalls als Debitor seines Kunden auftauchen. Der Unterschied zwischen Debitor und Kreditor liegt also allein in dem Umstand, ob ein Geschäftspartner eine – wie auch immer geartete – Leistung schuldet oder ob er eine solche verlangen kann.
Mit anderen Worten – jeder Vertragspartner kann unter Umständen gleichzeitig Debitor und Kreditor sein, z. B.:
- Ein Warenlieferant ist als Anspruchsinhaber der Geldforderung (Kaufpreis) einerseits der Gläubiger und Kreditor seines Käufers.
- In Bezug auf die zu liefernden Produkte ist er der Schuldner und Debitor des Käufers.
Debitoren in der Buchhaltung
Um den Überblick zu behalten, werden sämtliche Debitoren in der Debitorenbuchhaltung erfasst und verwaltet. Zahlen oder liefern diese nicht fristgerecht, erhalten sie eine Zahlungserinnerung oder Mahnung. Dabei erhält jeder Debitor eine eigene Debitorennummer, die gewöhnlich seiner Kundennummer entspricht und mithilfe derer er sich eindeutig als Schuldner identifizieren lässt. Des Weiteren wird für jeden Debitor ein sogenanntes Debitorenkonto geführt. In diesem werden sämtliche Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften verbucht.
Diese Debitorenbuchführung hat verschiedene Funktionen: Sie bildet eine gute Grundlage für das Forderungsmanagement, um offene Schulden der eigenen Kunden im Blick zu behalten und gegebenenfalls einzufordern, wenn ein Debitor seine Rechnung nicht pünktlich bezahlt. Hierfür prüft die Buchhaltung die offenen Posten regelmäßig.
Bleibt die Zahlung eines Kunden nach Fälligkeit aus, beginnt unter Umständen das außergerichtliche Mahnwesen, das oft aus mehreren Mahnstufen besteht, um die Geschäftsbeziehungen zum Schuldner nicht zu beeinträchtigen.
Zeitigen Zahlungserinnerungen und Mahnungen keinen Erfolg, kann das entsprechende Unternehmen ein gerichtliches Mahnverfahren gegen den Debitor einleiten und einen Vollstreckungsbescheid erwirken. Dieser erlaubt ihm als Vollstreckungstitel, die Zwangsvollstreckung gegen seinen Schuldner einzuleiten.
Debitorenrisiko: Was bedeutet ein unzuverlässiger Debitor für das Unternehmen?
Für die Geschäftsführung eines Unternehmens sind offene Forderungen bzw. Zahlungen von enormer Bedeutung, weil sie sich auf die Liquidität der Firma auswirken und deren wirtschaftliche Existenz gefährden können. Aus diesem Grund ist die Debitorenbuchhaltung sehr wichtig, weil sie hilft, das Debitorenrisiko einzuschätzen.
Debitorenrisiko kann dreierlei bedeuten:
- Zahlungsverzug: Der Schuldner hält das Zahlungsziel nicht ein bzw. zahlt nicht bei Fälligkeit.
- Zahlungsunfähigkeit: Der Debitor ist insolvent und nicht in der Lage, seine Schulden zu begleichen.
- Zahlungsunwilligkeit: Der Kunde zahlt vorsätzlich nicht, obwohl er dazu in der Lage wäre.
Um dieses Risiko richtig einzuschätzen, ist es ratsam, zu Neukunden Erkundigungen zu deren Bonität einzuholen, beispielsweise bei der SCHUFA oder anderen Wirtschaftsauskunfteien. Bei Stammkunden liefert auch die Buchhaltung wertvolle Informationen hierzu. Sie können damit genau nachverfolgen, welche Leistungen der Debitor bezogen und ob er diese fristgerecht bezahlt hat. Sollte er bereits in der Vergangenheit auffällig geworden sein, macht es Sinn, von diesem eine Vorauszahlung zu verlangen.
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