„Sicherlich haben Sie nur vergessen, unsere Rechnung pünktlich zu überweisen. Das kann in der Hektik des Alltags schon einmal passieren. Darum möchten wir Sie mit diesem Schreiben an die noch ausstehende Forderung erinnern.“
Schreiben dieser Art hatte wohl schon fast jeder einmal im Briefkasten. Im heutigen Geschäftsleben ist es üblich, eine solch freundliche Zahlungserinnerung an säumige Kunden zu schicken, bevor die Maschinerie des Mahnwesens in Gang gesetzt wird.
Entfaltet dieses Schriftstück bereits rechtliche Wirkung? Gibt es überhaupt Unterschiede zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung? Juristen neigen bei ihren Antworten gern zu einem „Es kommt darauf an.“ Worauf – das lesen Sie hier.
Zahlungserinnerung kurz zusammengefasst
Eine Zahlungserinnerung ist meist eine freundlich formulierte Aufforderung an den Schuldner, eine offene Rechnung bzw. seine Schulden zu begleichen.
Ob diese Aufforderung die Wirkung einer bloßen Zahlungserinnerung oder verzugsbegründenden Mahnung entfaltet, hängt von deren Inhalt und Formulierung ab. Näheres erfahren Sie hier.
Benennen Sie eine konkrete Frist in der Zahlungserinnerung, innerhalb der der Schuldner die Rechnung begleichen soll. Sie können sich auch an der unten stehenden Vorlage orientieren.
Inhalte
Worum geht es? Kundenpflege oder Forderungsmanagement
Gläubiger wissen, dass im Eifer des Gefechts auch einmal eine Rechnung in Vergessenheit geraten kann. Sie kennen ihre Stammkunden und deren grundsätzliche Zahlungsbereitschaft und wollen nicht gleich „mit Kanonen auf Spatzen schießen“, wenn diese ausnahmsweise etwas spät dran sind mit der Überweisung.
In derartigen Fällen genügt es meistens, dem Schuldner mit einer Zahlungserinnerung freundlich seine Zahlungspflicht ins Gedächtnis zurückzurufen. Dieses Schreiben erfolgt unverbindlich, ohne dass bestimmte Rechtsfolgen damit verknüpft sind. Denn schließlich wollen Gläubiger ihren Geschäftspartnern nicht sofort vor den Kopf stoßen, indem sie das Mahnwesen in Gang setzen.
Manchmal verschicken Gläubiger aber auch eine Zahlungserinnerung, die einer Mahnung gleichkommt, also rechtliche Konsequenzen entfaltet. Dies macht vor allem Sinn, wenn eine erste Zahlungsaufforderung unbeachtet blieb oder der Vertragspartner trotz mehrmaliger Erinnerung nicht zahlt. Die Mahnung setzt den Schuldner in Verzug, vorausgesetzt der Gläubiger mahnt nach Eintritt der Fälligkeit. Infolgedessen kann der Gläubiger verschiedene Rechte oder Ansprüche geltend machen:
- Schadensersatz für den Verzugsschaden oder Aufwendungsersatz
- Verzugszinsen
- Rücktrittsrecht vom Vertrag
- negativer SCHUFA-Eintrag bei seinem Schuldner im Falle einer angemahnten, unbestrittenen Forderung
Mit einer Zwangsvollstreckung muss der Schuldner nach einer Mahnung oder Zahlungsaufforderung jedoch noch nicht rechnen. Denn eine Pfändung ist erst zulässig, wenn der Gläubiger einen Vollstreckungstitel erwirkt hat und dieser dem Schuldner ordnungsgemäß zugestellt wurde.
Zahlungserinnerung gleich Mahnung – zwei Begriffe für ein und dasselbe?
Die Begriffe Mahnung und Zahlungserinnerung werden oft synonym benutzt. Welche Folgen damit verbunden sind, hängt maßgeblich von den Formulierungen ab. Der Bundesgerichtshof (BGH) sieht eine verzugsbegründende Mahnung immer dann gegeben, wenn diese den Schuldner eindeutig und bestimmt zur Zahlung auffordert und „der Gläubiger damit unzweideutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung verlangt.“
Wer eine verzugsbegründende Zahlungserinnerung schreiben möchte, muss folgende Informationen in sein Schreiben integrieren:
- konkrete Bezeichnung und Anschrift des Schuldners und des Gläubigers
- Vertragsgegenstand bzw. Grund der Forderung
- Rechnungsnummer und -datum
- geschuldeter Rechnungsbetrag
- eindeutige Formulierung, dass eine offene Forderung in einer konkret benannten Höhe besteht
- explizite Zahlungsaufforderung
- Zahlungsfrist
Will der Gläubiger die oben benannten Rechte geltend machen, die mit dem Verzug des Schuldners entstehen, so muss er gewöhnlich nachweisen können, dass er diesen zuvor auch gemahnt hat. Im Streitfall kann es daher Sinn machen, die Mahnung mit Einschreiben und Rückschein zu verschicken.
Zahlungserinnerung: Vorgehensweise und Vorlage
Wie Sie eine Zahlungsaufforderung bzw. -erinnerung formulieren, hängt davon ab, wie Sie zu Ihrem Kunden stehen, wie er sich bisher verhalten hat und was Sie mit Ihrem Schreiben erreichen möchten. Im Geschäftsverkehr hat sich bezüglich Zahlungserinnerung und Mahnung folgende Reihenfolge etabliert:
- erste Zahlungsaufforderung bzw. Mahnung, ggf. bloße unverbindliche Erinnerung
- zweite Mahnung
- dritte Mahnung
Dabei wird der Ton von Stufe zu Stufe bestimmter und dringlicher. In der letzten Mahnung sind Hinweise z. B. auf ein ggf. folgendes gerichtliches Mahnverfahren ratsam.
Gesetzlich vorgeschrieben ist diese Vorgehensweise allerdings nicht. Zahlt der Schuldner trotz Fälligkeit der Forderung nicht, darf der Gläubiger sofort eine Mahnung verschicken. Ob das allerdings immer im Sinne der Kundenbeziehung ist, steht auf einem anderen Blatt.
Vorlage für Ihre Zahlungserinnerung
Sie können Ihre (unverbindliche) Zahlungserinnerung mit unserem Muster verfassen.
Rechnungssteller
vollständiger Name/ Firmenbezeichnung
Anschrift
Rechnungsempfänger
vollständiger Name/ Firmenbezeichnung
Anschrift
Ort, Datum
Zahlungserinnerung zu unserer Rechnung Nr. … vom …
Sehr geehrte/r Herr/Frau …,
beim Prüfen all unserer Zahlungseingänge haben wir festgestellt, dass Sie Ihre Rechnung Nr. …. vom …. leider noch nicht bezahlt haben. Sicherlich ist dies in der Hektik des Alltags nur in Vergessenheit geraten. Wir bitten Sie, den noch offenen Betrag in Höhe von … Euro bis zum … zu begleichen.
Mit freundlichen Grüßen
[Name des Gläubigers]
Kostenloses Muster hier herunterladen:
PDFDOCBitte übernehmen Sie unser Muster zur Zahlungserinnerung nicht unangepasst. Unsere Vorlage gibt nur eine erste Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie unbedingt, ob die Vorformulierung Ihren Bedürfnissen und Zielen gerecht wird. Auch im Falle eines unverbindlichen Schreibens macht es Sinn, dem Schuldner mit der Zahlungserinnerung eine Frist zu setzen.
Schon die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung verursacht Kosten. Diese dürfen dem Schuldner gewöhnlich nicht in Rechnung gestellt werden.
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